Quiénes deben tener firma electrónica

Quiénes deben tener firma electrónica

La firma electrónica de la DIAN es una herramienta cada vez más importante en el mundo digital, especialmente en el ámbito empresarial y de negocios. Sin embargo, muchas personas aún no conocen las implicaciones de su uso y quiénes deben tenerla en cuenta.

La firma electrónica es una herramienta que permite autenticar documentos y transacciones en línea, brindando seguridad y confianza en las relaciones comerciales y empresariales.

En Colombia, existen algunas obligaciones legales que exigen el uso de esta herramienta, por lo que es importante conocer quiénes están obligados a tener firma electrónica y cómo pueden obtenerla de manera fácil y rápida. ¡Sigue leyendo para conocer más!

La firma electrónica: ¿Qué es y para qué sirve?

La firma electrónica es un mecanismo tecnológico que permite validar la autenticidad de un documento o transacción electrónica. En Colombia, su uso está regulado por la Ley 527 de 1999 y su Decreto Reglamentario 1747 de 2024.

La firma electrónica es una herramienta fundamental para realizar trámites en línea con la misma validez que los documentos en papel. En términos de impuestos, la firma electrónica es necesaria para realizar trámites como la presentación de declaraciones de renta, IVA y retenciones. Además, es requerida para la obtención de certificados tributarios y para la realización de pagos en línea.

¿Quiénes deben tener firma electrónica? En general, todas las personas naturales y jurídicas que realicen trámites en línea que requieran autenticidad y seguridad en la transacción, deben tener firma electrónica. Esto incluye a los contribuyentes del régimen común y simplificado, a los responsables del impuesto sobre las ventas, a los agentes retenedores, entre otros.

La firma electrónica se obtiene a través de entidades autorizadas como la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Cámara de Comercio y la DIAN. Una vez obtenida, esta debe ser utilizada de manera responsable y segura para garantizar la autenticidad y validez de los documentos y transacciones electrónicas.

Obligados a tener firma electrónica en Colombia

En Colombia, la firma electrónica es un elemento fundamental para realizar distintos trámites en línea, incluyendo la presentación de declaraciones tributarias y la facturación electrónica. Por esta razón, es importante conocer quiénes están obligados a tener firma electrónica.

Los contribuyentes: todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a presentar declaraciones tributarias deben contar con firma electrónica para realizar estos trámites. Esto incluye a los trabajadores independientes, pequeñas y medianas empresas, y grandes empresas.

Los responsables del régimen simplificado: los pequeños empresarios que están inscritos en el régimen simplificado del impuesto sobre las ventas (IVA) también están obligados a contar con firma electrónica para poder presentar sus declaraciones tributarias.

Los emisores de facturas electrónicas: todas las empresas que emiten facturas electrónicas deben contar con firma electrónica para poder firmar digitalmente estos documentos y garantizar su autenticidad.

Las entidades públicas: las entidades del Estado también están obligadas a contar con firma electrónica para poder realizar distintos trámites en línea, incluyendo la presentación de informes y la firma de contratos.

¿Qué sucede si no tengo firma electrónica y necesito hacer trámites en línea?

En Colombia, la firma electrónica es una herramienta esencial para realizar trámites en línea de forma segura y eficiente. Se trata de un mecanismo que permite identificar al usuario y garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos que se firman con ella.

¿Quiénes deben tener firma electrónica? En general, todas las personas que necesiten realizar trámites en línea con entidades públicas o privadas que exijan este mecanismo de autenticación. Esto incluye, por ejemplo, la presentación de declaraciones de impuestos, la firma de contratos, la solicitud de certificados, entre otros.


A pesar de su importancia, muchas personas pueden encontrarse en la situación de no tener firma electrónica. En estos casos, existen dos opciones principales:

  • Solicitar una firma electrónica: Para obtener una firma electrónica, es necesario realizar un trámite ante una entidad certificadora autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Este proceso puede ser un poco engorroso, ya que requiere la verificación de la identidad del solicitante, la firma de varios documentos y el pago de una tarifa.
  • Usar la firma electrónica de un tercero: También es posible utilizar la firma electrónica de un tercero que cuente con este mecanismo de autenticación. En este caso, es importante tener en cuenta que el tercero debe estar autorizado por la Superintendencia de Industria y Comercio para emitir firmas electrónicas.

En cualquier caso, es importante tener en cuenta que la firma electrónica es una herramienta esencial para realizar trámites en línea de forma segura y eficiente. No contar con ella puede retrasar o impedir la realización de ciertos trámites y gestiones, lo que puede generar problemas y molestias en el futuro.

¿Quiénes deben tener firma electrónica?

La firma electrónica es obligatoria para las siguientes personas o entidades:

  • Personas naturales o jurídicas que realicen transacciones con entidades públicas y privadas.
  • Profesionales que emitan certificaciones y dictámenes.
  • Contadores públicos que realicen auditorías y revisorías fiscales.
  • Abogados que realicen trámites judiciales y extrajudiciales.

Pero también es recomendable para:

  • Personas que realicen transacciones bancarias en línea.
  • Empresas que realicen transacciones comerciales en línea.
  • Personas que necesiten firmar contratos y documentos legales en línea.

¿Cómo obtener la firma electrónica?

Para obtener la firma electrónica en Colombia, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Solicita la firma electrónica en una entidad certificadora autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Puedes encontrar la lista de entidades certificadoras en la página web de la Superintendencia.
  2. Presenta la documentación requerida, que incluye una copia de tu documento de identidad, un certificado de antecedentes judiciales y una prueba de tu residencia en Colombia.
  3. Realiza el pago correspondiente por la expedición de la firma electrónica.
  4. Descarga el software de la entidad certificadora para instalar la firma electrónica en tu equipo.
  5. Genera una clave personal para usar la firma electrónica en tus transacciones en línea.

Recuerda que la firma electrónica es personal e intransferible, y debes protegerla con tu clave personal.